Microsoft Copilot vs. Google Gemini: qual è il miglior assistente AI per il tuo ufficio?

L’intelligenza artificiale sta rivoluzionando il lavoro d’ufficio, riducendo tempi operativi e automatizzando attività ripetitive in modo intelligente. Tra le soluzioni più avanzate spiccano Microsoft Copilot e Google Gemini, oggi considerati i principali candidati per chi cerca il miglior assistente AI per l’ufficio. Comprenderne differenze, potenzialità e costi è fondamentale per effettuare una scelta strategica e non solo tecnologica.

In questo articolo analizziamo punti di forza, limiti e casi d’uso reali, con un approccio orientato alle decisioni aziendali e al ROI. Se al termine desideri una valutazione personalizzata per la tua realtà, richiedi una nostra impeccabile consulenza AI per aziende, utile per definire roadmap, automazioni e investimenti senza sprechi.

Cosa sono Microsoft Copilot e Google Gemini

Microsoft Copilot in breve

Microsoft 365 Copilot è l’assistente AI di Microsoft integrato direttamente nelle app più usate in azienda: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneNote e altre.

Usa modelli linguistici avanzati collegati ai dati presenti in Microsoft Graph (e-mail, documenti, calendario, chat, riunioni) per generare contenuti, riassunti, analisi e automazioni.

Copilot esiste in diverse forme:

• Copilot Chat: chat AI tipo “chatbot” che può anche conoscere i tuoi file e documenti.
• Copilot in-app: pulsanti e pannelli AI dentro Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams etc.

Nuove funzioni come Agent Mode e Office Agent, svolgono task più complessi in autonomia, soprattutto in Word/Excel (concetto di “agentic productivity”).

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Google Gemini in breve

Gemini è l’assistente AI di Google integrato in Google Workspace: Gmail, Docs, Sheets, Slides, Meet, Chat, Drive, Vids e altri strumenti.

Con i piani “Google AI”/Gemini per Workspace puoi:

• Generare e riscrivere contenuti in Gmail e Docs
• Analizzare dati, creare tabelle e formule in Sheets
• Creare presentazioni, note di riunione, riassunti di documenti
• Usare un assistente AI centralizzato nell’app Gemini con accesso ai tuoi file Workspace

Gemini esiste sia come:

• Add-on per Google Workspace (Business/Enterprise)
• Piani separati Google AI per account personali (non Workspace)

Funzionalità a confronto: chi fa cosa meglio?

Creazione e modifica documenti

In Word, Copilot può creare bozze di documenti a partire da prompt o da altri file aziendali (presentazioni, note, e-mail), riscrivere paragrafi, adattare il tono, estrarre punti chiave.

In Docs, Gemini offre funzioni simili: genera testi, li riscrive, li rende più formali o più semplici, crea riassunti e liste di punti.

Differenza pratica:

• Copilot è molto forte quando deve “pescare” informazioni da più fonti interne (e-mail, incontri su Teams, file su SharePoint/OneDrive) e cucirle in un documento unico.
• Gemini brilla in contesti più leggeri e collaborativi (editing in tempo reale, commenti, scrittura veloce in Docs, soprattutto per team già abituati a vivere in Google Workspace).

Fogli di calcolo e analisi dati

Copilot in Excel suggerisce formule, crea automaticamente tabelle pivot, genera analisi descrittive e previsioni a partire dai dati esistenti. Puoi chiedere in linguaggio naturale “spiegami le variazioni di margine degli ultimi 6 mesi” e ottenere grafici, riepiloghi e insight in pochi secondi. Microsoft Learn+1

Gemini in Sheets genera tabelle, formula suggestion, sintetizza e analizza i dati in linguaggio naturale (crea grafici, fa confronti, individua trend).

Differenza pratica:

• Excel resta lo standard per analisi più complesse, modelli finanziari e grandi dataset; Copilot è pensato proprio per potenziarlo.
• Sheets + Gemini è perfetto per analisi rapide, condivise, online, magari in team di marketing, operation leggere, project management.

E-mail e comunicazione

Copilot in Outlook riassume thread lunghissimi, propone risposte, estrae to-do e scadenze. In Teams, genera riassunti di riunione, elenchi azioni, punti chiave, anche se non eri presente alla call.
Geminiin Gmail suggerisce risposte, riscrive testi, riassume lunghe catene di e-mail. In Meet aiuta con note, riassunti e punti chiave delle videochiamate.

Differenza pratica:

• Se il tuo ufficio vive in Teams e Outlook, Copilot è integrato in modo molto più naturale nell’ecosistema Microsoft.
• Se il tuo team vive in Gmail, Google Calendar e Meet, Gemini è l’assistente AI ufficio più coerente e immediato.

Generazione presentazioni

Copilot in PowerPoint: crea presentazioni partendo da un documento Word, da un prompt o da appunti, genera layout, suggerisce immagini e punti chiave.

Gemini in Slides: genera slide, testi, titoli e può adattare i contenuti al pubblico o al tono richiesto, sempre all’interno di Google Slides.

Qui la differenza dipende quasi totalmente dall’ecosistema utilizzato.

Funzioni “avanzate”: agenti e automazione

Copilot con Agent Mode & Office Agent: permette di far eseguire alla AI sequenze di task complesse (es. “prepara un budget annuale, confrontalo col forecast, e scrivi un’email al CFO con le differenze principali”).

Gemini con AI sempre-on in Workspace: spinge molto sul concetto di Gemini come collega virtuale per rispondere a domande sui tuoi file, creare contenuti e dare suggerimenti trasversali tra Gmail, Docs, Sheets, ecc.

Integrazioni con gli strumenti aziendali

Copilot

Copilot si integra in profondità con:

• Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneNote
• SharePoint, OneDrive, Planner, Loop
• Dati aziendali tramite Microsoft Graph (calendario, e-mail, documenti, chiamate)

Questo significa che l’assistente AI può “vedere” e usare in modo sicuro la maggior parte delle informazioni su cui già lavora il tuo team, rispettando permessi e ruoli.

Da poco, Copilot su Windows può anche:

• Creare documenti Office direttamente dalla chat
• Connettersi a Outlook e persino a Gmail per recuperare e-mail, calendario, contatti.

Gemini

Gemini invece lavora all’interno di:

• Gmail, Docs, Sheets, Slides, Meet, Chat, Drive, Vids
• È pensato per chi vive nel browser e ha già tutto su Google Drive/Workspace.

Google sta spingendo molto anche su:

• NotebookLM per organizzare e studiare contenuti complessi
• Gemini app come punto unico per interrogare documenti e dati Google Workspace+1

Sicurezza, privacy e gestione dei dati

Per un’azienda, la migliore AI per lavoro non è solo quella più “smart”, ma anche quella più sicura.

Microsoft Copilot

• Dati sotto controllo dell’azienda: l’input dell’utente, i dati di Microsoft Graph e le risposte non vengono usati per addestrare i modelli di base.
• Eredita i permessi di Microsoft 365: non può accedere a file o e-mail che un utente non sarebbe autorizzato a vedere.
• È progettato con un approccio “secure by design”, con logging, controllo amministratore e gestione delle policy.

Google Gemini

• Enterprise-grade privacy: Google sottolinea che i dati di Workspace usati con Gemini restano sotto controllo dell’organizzazione e non vengono utilizzati per addestrare i modelli pubblici.
• Amministratori possono configurare policy, limiti e visibilità.
• Forte integrazione con le funzionalità di sicurezza e DLP (Data Loss Prevention) di Google Workspace.

In sintesi: entrambi i sistemi sono progettati per ambienti enterprise e, se configurati correttamente, offrono standard elevati di sicurezza e compliance. La scelta qui dipende più dallo stack già in uso in azienda (Microsoft o Google) e dalle certificazioni richieste.

Come scegliere: Copilot o Gemini per il tuo ufficio?

Vediamo le situazioni più comuni.

Scenario 1. Azienda già “all-in” su Microsoft 365

• Tutti usano Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint.
• File e documenti sono su SharePoint/OneDrive.
• Molti processi gestionali e finanziari vivono in Excel.

In questo caso:

• Microsoft Copilot è quasi sempre la scelta naturale.
• L’integrazione profonda con Microsoft Graph rende Copilot un assistente AI per ufficio molto potente: può collegare e-mail, riunioni, file e attività senza cambiare ecosistema.
• L’azienda sfrutta al massimo le nuove funzioni come Agent Mode, Office Agent, Copilot Chat nelle app.

Scenario 2. Azienda nativa sul web, tutta in Google Workspace

• L’azienda usa Gmail, Google Calendar, Docs, Sheets, Slides, Meet, Drive per tutto.
• Team distribuiti, forte collaborazione in tempo reale sui documenti.

Qui:

• Google Gemini è la risposta più logica:
  • Si integra nativamente con Workspace
  • Attiva AI ovunque (Gmail, Docs, Sheets, Slides, Meet) con un unico add-on
  • È perfetto come assistente AI ufficio per realtà digitali, startup e team che vivono nel browser.

Scenario 3. Azienda ibrida (una parte in Microsoft, una in Google)

Qui la scelta è più sfumata:

• Potresti avere reparti amministrativi e finance su Microsoft 365, marketing e vendite su Google Workspace.
• In questo caso puoi valutare un mix:
  • Copilot per i team che vivono in Excel/Teams
  • Gemini per i team che vivono in Docs/Sheets/Gmail

Occhio però alla complessità di gestione: due assistenti AI diversi significano formazione doppia, policy di sicurezza da mantenere in parallelo, fatture separate, ecc.

Scenario 4. Piccole aziende e professionisti

Se sei una piccola azienda o uno studio professionale:

• Valuta quale suite già utilizzi (Microsoft 365 o Google Workspace).
• Parti magari con pochi utenti “power user” (C-level, responsabile amministrativo, responsabile marketing) e verifica il ROI: quanto tempo risparmiano? Quanto migliora la qualità dei documenti?

In molti casi:

• Se lavori molto con file complessi, fogli di calcolo, documenti formali: Copilot tende a dare più valore.
• Se lavori più su collaborazione, comunicazione, contenuti marketing/web: Gemini + Workspace è spesso più che sufficiente.

Conclusioni: qual è la migliore AI per lavoro?

Non esiste un vincitore assoluto, ma possiamo riassumere così: la scelta tra Microsoft Copilot e Google Gemini deve basarsi su strumenti già adottati, processi interni, modalità di collaborazione e obiettivi operativi.

Copilot risulta più efficace in contesti strutturati, con flussi documentali complessi e forte utilizzo di Excel e Teams, mentre Gemini si presta meglio a realtà dinamiche, cloud-native e collaborative che lavorano intensivamente su Workspace.

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